Manter processos de gestão de carteira de clientes é um sinal de visão estratégica orientada para resultados e sucesso no longo prazo.
Isto é verdade para qualquer empresa, e mais ainda na advocacia, atividade de meio que envolve atuação contínua.
Neste artigo, vamos entender a importância de uma boa administração da carteira de clientes e como a automação de processos pode tornar essa tarefa mais rápida e menos trabalhosa.
Por que advogados precisam de uma carteira de clientes sólida
Ter uma carteira de clientes sólida e bem administrada é essencial para qualquer negócio, e mais ainda no Direito.
Afinal, a advocacia é uma profissão de meio – e quantos meios!
Seja na atuação consultiva ou contenciosa administrativa ou judicial, são muitas as soluções que um advogado pode fornecer a seu cliente, sobretudo se ambos construírem um relacionamento de confiança.
Um cliente bem atendido pode trazer receitas por anos e anos, até mesmo ao longo de gerações!
Muitos são os advogados ou escritórios que acompanham famílias e empresas de uma geração para outra, atendendo dos avós aos netos, passando pelos processos de sucessão familiar, empresarial etc.
Além disso, uma boa carteira de clientes pode ser considerada um ativo intangível, agregando valor ao patrimônio de um escritório de advocacia.
Assim, uma boa carteira de clientes pode trazer benefícios financeiros, exposição para mais oportunidades de negócio e fortalecimento da marca do escritório, fornecendo provas sociais da sua credibilidade e reputação.
Quais informações você precisa ter na sua carteira de clientes?
Na organização das contas (clientes), é importante armanezar dados e informações como:
• dados de identificação e contato;
• segmento de negócio;
• contatos associados;
• contatos indicados;
• serviços contratados;
• ticket médio;
• data da última contratação;
• entre outros.
De acordo com a área de atuação e os processos internos do seu escritório, é recomendável verificar se há outras informações importantes para a gestão da carteira.
Por exemplo: um escritório de advocacia especializado em Propriedade Intelectual pode armazenar informações sobre o número de marcas ou patentes de cada cliente.
Automatizando processos de gestão de carteira de clientes
Até pouco tempo atrás, a gestão da carteira de clientes dos escritórios de advocacia se resumia a uma agenda de papel em que um funcionário (geralmente uma secretária) anotava dados dos clientes.
Não era usual manter um controle ou uma análise do perfil desses clientes, colhendo dados que pudessem ajudar o escritório a gerar mais receita.
Hoje, basicamente todos os escritórios de advocacia já digitalizaram a sua carteira, controlando-a por meio de planilhas no Excel, ou aproveitando as ferramentas de softwares de CRM (Customer Relationship Management, ou gestão de relacionamento com o cliente).
Mas não basta migrar para um ambiente digital!
Mesmo com as facilidades de um computador ou um software, administrar uma carteira de forma eficiente continua sendo trabalhoso e cansativo – principalmente se você busca uma gestão de alta qualidade, com dados e relatórios que fornecem uma visão mais completa da sua carteira de clientes.
A automação robótica de processos (Robotic Process Automation, ou RPA) expande essas possibilidades, tornando passos rotineiros da rotina de gestão de carteira mais rápidos e práticos.
Dessa forma, é possível refinar ainda mais os cadastros e relatórios com a ajuda de robôs de programação customizada.
No próximo item, vamos conhecer 4 técnicas que podem ser automatizadas com a RPA, simplificando e acelerando a gestão da carteira de clientes.
4 técnicas automatizáveis de gestão de carteira de clientes
1. Armazenamento de dados
Naturalmente, o componente mais importante de uma carteira de clientes são os dados.
Para gerir a carteira de forma eficiente e ter uma boa visão do perfil e comportamento dos clientes, é preciso armazenar e classificar os dados segundo os critérios relevantes para o escritório.
Este é o tipo de tarefa que pode ser delegada a um robô.
2. Geração de relatórios
A RPA também pode ser útil na geração de relatórios a partir da base de dados compilados. Basta programar os filtros.
Quanto mais especializado o relatório, melhor para a análise dos índices de desempenho do escritório e para a elaboração de estratégias direcionadas por setor, por cliente, por faixa de faturamento etc.
3. Separação das contas por profissional
A RPA também pode ser usada para a separação das contas (clientes) por advogado ou departamento. Se seu escritório conta com um departamento comercial, a divisão também pode ser feita por vendedor.
Assim, cada profissional tem acesso à base de dados dos clientes que atende, e pode programá-la para ser alimentada de forma automatizada.
4. Automação dos processos de pós-venda
O pós-venda é um dos itens mais trabalhosos e negligenciados por muitas empresas. Mas na advocacia, um pós-venda mal feito pode minar receitas futuras – pois, conforme já dissemos antes neste artigo, o sucesso na advocacia se faz de negócios contínuos.
Incluir a RPA na gestão da carteira facilita a implementação do pós-venda, por meio da automação de e-mails e de outras ações.
