Aquela pergunta de um milhão de dólares: Qual o melhor software de gestão jurídica?
Qual ferramenta vai me entregar tudo o que eu preciso?
O que um software de gestão jurídica precisa ter? Consigo implantar Controladoria Jurídica sem software de gestão?
Estas e outras muitas perguntas perturbam o gestor jurídico.
Hoje a gestão jurídica em escritórios, departamentos jurídicos e em órgãos jurisdicionados é centralizada em softwares de gestão. Pelo menos é o que se recomenda (na verdade não se abre mão).
Porém, não é somente pesquisar na internet o mais vendido e contratar. É muito importante a escolha correta da ferramenta, bom como a sua customização e sua utilização plena. Atualmente já existe um grande número de softwares com as mais diversas funções.
Contemporaneamente os sistemas de gerenciamento, os softwares de gestão voltados para a advocacia, evoluíram muito. A maioria hoje é web, alguns possuem aplicativos, e ainda tem mais de 200 funcionalidades, bem como apis que “conversam” com outros sistemas facilitando muito a rotina jurídica. E claro, que estas “apis” também são os “braços” as portas de entrada para o trabalho da robotização e automação dentro dos escritórios objetivo da maioria destas empresas é o mesmo, proporcionar para o usuário, para o consumidor, melhora na rotina, aumento de produtividade, segurança, e visão gerencial de toda a operação.
Importância do software
O primeiro passo é conhecer o seu próprio negócio. Fazer um levantamento, uma análise da sua empresa jurídica. Se a sua banca atua mais no contencioso ou no consultivo, se atende pessoas físicas ou jurídicas, e assim por diante. Por exemplo, uma banca que tenha como cliente, pessoa física (trabalhista, previdenciário, por exemplo), tem como grande diferencial (muitas vezes sua maior dificuldade) o atendimento a este cliente. O cliente sempre irá entrar em contato com o escritório para saber “como está o meu processo”.
Desta forma, é recomendável que o gestor desta banca quando for escolher o sistema lembre desta necessidade e contrate uma ferramenta que sirva para este tipo de demanda. E em demais áreas ou segmentos da mesma forma. É importante que o gestor esteja pronto para encontrar soluções voltadas para as necessidades do mercado. Além disso, muitas vezes perguntamos em um departamento jurídico, quantas audiências os terceirizados farão ao longo desta semana? Quantos prazos eles têm hoje? E não é incomum a resposta não aparecer. O que demonstra a grande ausência de controle ainda dentro das organizações que atuam no mundo jurídico. Os departamentos jurídicos em sua maioria são mais organizados, diante das necessidades que o mercado impõe como auditorias, dados sólidos quando a empresa possui capital aberto, e hoje a necessidade de preparação para o compliance e para a Lei Geral de Proteção de dados.
A escolha do software de gestão
Conforme destacado acima, existem muitos sistemas no mercado, e é importante que o leitor deste artigo já comece a conhecer alguns softwares, se existir a necessidade de adquirir (se não tiver nenhum), ou a necessidade de migrar (quando o software contratado não atende a contento). O que buscamos inicialmente é despertar esta curiosidade no profissional.
Porque a escolha é algo muito particular, mas as funções têm que servir de forma ampla para a gestão do departamento jurídico ou escritório.
Algumas funções são cruciais para a escolha do sistema, como por exemplo uma boa “agenda”, relatórios customizáveis, GED[1] – Gerenciador Eletrônico de Documentos, dentre outras.
Claro que o profissional que vai auxiliar na escolha da ferramenta deve também levar em conta quanto quem está adquirindo pode investir. Uma vez que assim como as funções, os valores variam muito.
[1] É o Gerenciador de arquivos do software. O repositório de documentos em diversos formatos, ligado diretamente às pastas do software de gestão.
Ao pesquisar um sistema jurídico, avalie bem as funcionalidades, que atualmente chegam a dezenas, faça testes gratuitos das funcionalidades, avalie o custo-benefício a longo prazo e contrate um que seja capaz de resolver os problemas mais urgentes do seu escritório ou departamento jurídico. Dê preferência aos softwares com maior tempo de atuação no mercado, que compreendem a sua realidade e procuram inovar e evoluir junto com o seu escritório, sempre buscando o que há mais moderno em tecnologia.
Antes de decidir, aproveite o período de testes para avaliar também a qualidade do atendimento e do suporte técnico – esses detalhes farão muita diferença no futuro. Sem dúvida nenhuma é uma das maiores fontes de reclamação dos profissionais, e talvez até um dos estímulos para a pouca adesão do software dentro do escritório.
Customização do software
Pronto! Vamos imaginar que o gestor legal já adquiriu o software, e tem como uma de suas tarefas auxiliar na customização da ferramenta. O que seria esta customização e porque eu tenho que customizar o sistema?
Um dos grandes objetivos práticos da implantação de uma Controladoria Jurídica, e claro de toda a gestão da produção jurídica é a extração de relatórios chamados “inteligentes”, que são relatórios que podem ser automatizáveis dentro de um software, e que realmente possuam informações relevantes. Informações estratégicas. Que gerem plano de Ação. Para a extração destes relatórios, o sistema deve ser alimentado com as informações necessárias para estes relatórios, mas as bases, as premissas pré-definidas no sistema, devem ser inseridas pelo operador. Uma vez que raramente o software chega com as informações específicas do seu negócio. Ele não sabe se você atua no direito minerário, digital, trabalhista consultivo, ou securitário.
Vamos imaginas 3 modalidades de escritório: o que atende pessoa física administrativo e contencioso, o empresarial contencioso, e o empresarial consultivo. Certamente os seus softwares de gestão legal, são customizados de forma totalmente distintas.
Muito embora estes exemplos não sirvam objetivamente para todos os casos, eles são um norte para o profissional começar a pensar de forma mais gerencial no modelo de negócio em que atua.
Bom, digamos que já adquiri o software, entendi o que é a customização, e vou iniciar este trabalho. Como eu começo?
