A gestão da produção jurídica por meio de fluxos, nasceu da mesma utilização em outros modelos de negócios, como na indústria e em outros tipos de corporações. Neste modelo, principalmente por ser confeccionado de forma departamentalizada, consegue-se visualizar quando existe retrabalho na produção, por exemplo.
O tema fluxos, workflows, ou BPMN é absolutamente apaixonante, e sem dúvida seria objeto de vários artigos.
Aliás para quem quiser se aprofundar mais no tema, existe uma vasta gama de doutrinas sobre o tema, que são muito inspiradoras para quem gosta do tema, e busca aprofundamento.
Uma delas, escrita de uma forma muito leve, e que fala sem medo nenhum desta “doença” (sim o autor trata como uma doença), a desorganização, descreve muito bem o que encontramos nas organizações, nos escritórios.
O autor, Tadeu Cruz menciona:
“A Desorganização Informacional Novas “patologias”, como ser dependente do e-mail, passar longas horas conversando nos programas de mensagens on-line em detrimento do contato físico pessoal, participar de centenas de comunidades (e receber toda a correspondência eletrônica gerada por elas), provocam nas pessoas comportamentos até então desconhecidos e de difícil tratamento. Em particular, a dependência do e-mail faz com que as pessoas consultem seu correio eletrônico de minuto em minuto ou o programem para de minuto a minuto haver uma atualização automática da correspondência na caixa de entrada. Um dos objetivos deste livro é o de discutir um mal que eu batizei de Desorganização Informacional (DoI)”.
A obra aborda de forma curiosa a doença (desorganização e falta de tempo), e traz o remédio (BPM & BPMS). Mas o que significa BPM e BPMS? As siglas significam Business Process Management (Gerenciamento de processos de negócios), e Business Process Management System, respectivamente. E o BPMN, o que significa? A sigla significa Business Process Modeling Notation. Que seria a notação, a linguagem padrão.
Conforme lemos acima, o autor descreve exatamente com o cenário que nos deparamos na maioria dos escritórios: Toda a gestão feita por e-mail. As pessoas ficam o tempo todo atualizando e-mail, respondendo via e-mail, e via Whats app. O dia todo.
E-mail e Whatsapp em detrimento do software de gestão, dos Bis, dos painéis de robôs, que são as ferramentas próprias para uma gestão eficiente.
Chegam ao final do dia parece que não fizeram nada.
Mas até fizeram. Realizaram muitas atividades, mas somente quem sabe disso é o remetente e o destinatário do e-mail. Nada foi inserido no software. As tarefas, atividades e compromissos do dia não farão parte de nenhum relatório automático.
Esta é a doença. A pessoa acha que está trabalhando com segurança, mas não está.
O remédio: modelagem de processos, segundo o autor Tadeu Cruz. E nós concordamos. Claro que juntamente, com todas as orientações e sugestões inclusive mencionadas nos demais artigos aqui do blog.
Embora, se tivesse que, diante de um grande problema de desorganização geral, dentro de um escritório de advocacia, indicar um começo, um método, algo para nos fazer olhar o problema e identificar os gargalos, seria sem dúvida desenhar a operação.
Quando se desenha a operação de forma departamentalizada conseguimos representar de forma ilustrativa as fases do processo de maneira nunca vista antes.
Lembrando que nós somente podemos mudar o que nós entendemos, e só podemos entender o que visualizamos.
A notações, os códigos, são uma linguagem mundial que especifica o processo de negócio tanto para usuários técnicos, quanto para usuários de negócios, por exemplo.
Significa que eu terei que estudar todos estes símbolos e ficar especialista em BPM?
Não! Agora neste momento não. Claro que se o leitor quiser se aprofundar, sim, deve se aprofundar, mas o intuito agora, é desenhar para encontrar o retrabalho, e redesenhar para eliminá-lo.
Mesmo que seja desenhando somente pequenos “retângulos”. Somente uma forma só. Sem os artefatos corretos talvez, sem nos preocupar com os objetos de conexão, mas sim, sempre com as raias, as lanes, os departamentos.
Compreendidas as vantagens de desenhar para visualizar os problemas, passamos para “mãos à obra”: É isto mesmo, eu convido o leitor a desenhar como funciona hoje a sua operação e identificar os pontos de retrabalho.
Muitos sócios, gestores, advogados e controllers me perguntam: “então o melhor é uniformizar os procedimentos dentro da banca?
Resposta – Sim! Exatamente! Nota-se que muitas vezes cada área possui um fluxo de procedimentos absolutamente diferente de outra, sem mesmo estas áreas saberem como a outra faz. Ou seja, existem “mini escritórios” dentro do escritório.
“Como resolver isto na prática? Quais procedimentos eu tenho que desenhar? Todos? Quais vocês recomendam para começar?”
Resposta – O ideal é, com base na análise do seu negócio, definir quais seriam os fluxos mais importantes hoje no escritório (departamento jurídico). Por exemplo, se é um escritório totalmente consultivo, não faz sentido desenhar um fluxo de “publicações”, mas sim de atendimento até a entrega do trabalho.
Sugerimos que sejam desenhados para começar, fluxos de atendimento, de publicações, e de audiências.
“Desenhado o fluxo atual, qual o próximo passo?”
Resposta – Verificar o retrabalho, gargalos, desenhar o fluxo ideal, perfeito, e se a banca puder preferir um software de gestão que já tenha a ferramenta de workflow integrado.
“-Existe alguma ferramenta que desenhe, mesmo que de forma autônoma ao software de gestão?”
Resposta – Existem no mercado inúmeras ferramentas, algumas até gratuitas e on-line.
Esta tecnologia ou método permite criar fluxos de trabalho que são a representação de uma rotina de trabalho composta por início, tarefas, decisões e a conclusão.
Podemos desenhar os procedimentos de toda a operação com as melhores técnicas, tomando as decisões estratégicas ao longo do processo.
Então, vamos lá! Papel e lápis na mão! Quem quiser já começar com um software de modelagem ótimo. Inicie já a olhar melhora a sua operação e colha os frutos da gestão o quanto antes.
