Quando vamos tratar de Automação/Automatização/Robotização de Processos ou de Atividades dentro da Controladoria Jurídica, algumas premissas são muito importantes para o sucesso do projeto.
A primeira delas é estar aberto às novidades. Ninguém consegue conceber ou implementar qualquer projeto, se a primeira ideia que vem à cabeça é “isto não vai dar certo”. Seja cauteloso, mas otimista. Acredite no projeto.
A segunda premissa é envolver a equipe que atua na atividade, ou nas atividades que se pretende automatizar, não só porque ela conhece (ou deveria conhecer) a atividade do início ao fim, inclusive suas dificuldades, mas para que ela se sinta parte do projeto e encare a automação como uma parceira no seu dia a dia e não uma ameaça.
Tenha em mente que há um receio natural da equipe, de que ela será substituída “por um robô”. Ajude a desconstruir esta imagem, mostre que a intenção não é só de trazer mais agilidade e assertividade à tarefa, mas também dar mais qualidade de vida e oportunidade de desenvolvimento de outras potencialidades do executor da tarefa.
Encontre um bom parceiro neste projeto de automação, alguém que entenda sua real necessidade, que conheça a realidade do seu Escritório ou Departamento Jurídico, principalmente que forneça uma equipe interna que auxilie na construção, implantação para o sucesso deste projeto.
Comece aos poucos, faça um plano progressivo de automação, tenha um cronograma claro e possível, comece com as tarefas mais volumosas e na medida do funcionamento efetivo, vá aumentando este escopo.
Analise sua base, faça um mapa geográfico dela, verifique em quais Tribunais sua demanda é maior, comece por ela, escolha pelo volume ou pelo grau de dificuldade.
Confira como está alimentação do seu software jurídico, pois dados incompletos ou errôneos são uma das principais dificuldades na hora da robotização de processos, cuide disto primeiro ou aproveite o projeto para colocar a casa em ordem.
Invista na conferência, reforce este procedimento tão importante e muitas vezes deixado de lado e quando o volume de uma atividade aumenta exponencialmente.
Dê o primeiro passo, aproveite este momento emblemático e esta oportunidade para reinventar sua forma de trabalho, investindo sua força onde ela deve ser investida, tempo para pensar em novas teses, novos produtos e disponibilidade para o seu cliente, quanto ao operacional, acredite e invista na automatização.
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