O valor de uma informação reconhecidamente está na sua utilidade, acessibilidade e confiabilidade, especialmente para auxiliar e fundamentar um posicionamento ou a tomada de uma decisão. A finalidade da informação é possibilitar que uma empresa possa alcançar seus objetivos pela utilização eficiente de todos os seus recursos, ou seja, pessoas, materiais, máquinas, softwares, receitas e mesmo a própria informação. Nesse sentido o que deve ser analisado é a necessidade de determinadas informações, seu custo e benefícios de sua produção.
Na área jurídica quanto mais informações o advogado tiver seja através do conhecimento adquirido em sua profissão seja pelos dados e fatos recebidos de seu cliente melhor poderá defendê-lo em um processo judicial. Na construção civil, quanto mais informações o engenheiro tiver acerca das expectativas do seu cliente, do público alvo, do mercado, do local onde será realizada a construção, do terreno, do clima, etc, melhor poderá conceber e elaborar o projeto de um edifício.
A questão então é: como administrar as informações? Quais são pertinentes, importantes e quais são dispensáveis? Como armazená-las? Como consultar e filtrar as informações quando for preciso? De que forma utilizá-las na tomada das decisões? A resposta a essas perguntas dependerá em grande parte da demanda e finalidade a que se pretende. Sendo, portanto, necessária uma análise da realidade de cada escritório (suas particularidades, necessidades e demanda) a fim de se estabelecer qual o melhor procedimento de coleta e armazenamento das informações.
Mas qual a relação disso tudo com a realidade dos escritórios de advocacia e a necessidade de controle dos processos? Tudo!
Conhecer o fluxo processual e trabalhar os procedimentos de acordo com ele faz parte da gestão de informações e controle de processos.
Identificar quais documentos, petições e prazos devem ser acompanhados, revisados e controlados também faz parte da gestão de informações e controle de processos.
Estabelecer o caminho procedimental de todas as atividades dos colaboradores do escritório, com a documentação da realização dessas atividades igualmente faz parte da gestão de informações e controle de processos.
E, tudo isso é importante para que o gestor, por exemplo, saiba qual sua capacidade produtiva, possa emitir relatórios da atuação processual aos clientes, possa redistribuir atividades quando necessário, possa decidir quando contratar colaboradores externos diante de uma demanda inesperada, possa controlar o protocolo de todos os prazos, de forma ordenada e revisada, possa receber e distribuir as intimações de acordo com uma agenda pré estabelecida.
O aprimoramento constante do sistema ou um método de gestão de informações combinada com um procedimento de controle dos processos e procedimentos é de extrema importância e uma ferramenta útil, consistente e essencial para o gestor tomar a melhor decisão diante das informações e opções disponíveis.
Muito embora a gestão de informações não seja prerrogativa da chamada Controladoria Jurídica, este setor, que vem ganhando grande importância no mercado em razão da velocidade das informações, da aceleração digital e diferenciais impostos pelos próprios clientes, possui como elementos conceituais a informação e o controle, sem os quais não há como se falar em Controladoria Jurídica.
Sendo assim, mais do que implantar uma controladoria jurídica, com a contratação de paralegais com competências, habilidades e conhecimento para realizar as atividades técnicas operacionais, os escritórios de advocacia precisam compreender a gerir e controlar as informações e processos, sem o que não será possível atingir os valores de utilidade, acessibilidade e confiabilidade necessárias. Sempre atento, é claro, às constantes, significativas e profundas alterações que a tecnologia tem provocado na forma como se pratica a advocacia. Afinal, a chamada Advocacia 4.0 já é uma realidade. O isolamento social forçado pela pandemia demonstrou que a influência dos meios digitais vai muito além do peticionamento eletrônico e da digitalização dos processos. A mudança é mais estrutural, trata-se especialmente de uma mudança de mindset.
