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Otimizando a configuração de workflow em departamentos com a robótica

Otimizando a configuração de workflow em departamentos com a robótica

A cada início de ano, todos começamos a pensar em maneiras de sermos mais produtivos e realizarmos mais coisas. Gestores pensam em como tornar a empresa mais eficiente e lucrativa.

Mas não adianta estar obcecado por resultados se, primeiramente, nós não otimizarmos os processos e os fluxos de trabalho. Por mais clichê que isso soe, são as pequenas tarefas, quando bem organizadas e executadas sistematicamente, que operacionalizam os resultados que tanto desejamos.

Você já considerou usar ferramentas de robótica para automatizar os fluxos de trabalho dentro dos departamentos da sua empresa?

Se ainda não tinha pensado nisso, ou se tem resistência ao conceito, talvez 2021 possa ser o ano em que vai mudar essa mentalidade também.

Leia nosso artigo e entenda:

• a importância da definição de um workflow na empresa;

• a importância da definição de workflows específicos para cada departamento;

• como chegar à melhor configuração de workflow para cada departamento da empresa;

• os benefícios da integração da automação robótica de processos (RPA) na configuração dos workflows.

Acompanhe!

 

Por que é importante ter um workflow bem definido

“Workflow”, traduzido literalmente como fluxo de trabalho, é na verdade um conjunto de fluxos de trabalho executados para aumentar a eficiência de um negócio.

Trata-se de procedimentos e rotinas empresariais padronizadas e estruturadas segundo a hierarquia ou configuração do organograma de uma empresa.

Dessa forma, quando completada uma tarefa, ela é passada de pessoa a pessoa, ou de departamento a departamento, a fim de completar um workflow para gerar um determinado resultado.

No entanto, o workflow não está necessariamente atrelado à atividades de fim (como, por exemplo, fazer uma venda). Ele também é fundamental para atividades-meio.

Para que o workflow funcione, ele precisa, primeiramente, ser bem definido. Cada pessoa atuando dentro de um workflow deve conhecer o seu papel dentro do contexto, e ter no mínimo uma noção geral de todo o processo, para que consiga saber o que está fazendo, e por que está fazendo.

Isso significa que o workflow demanda um planejamento.

Assim, a elaboração de um workflow deve levar em consideração fatores como:

• a missão e os valores da empresa;

• sua cultura;

• o número de colaboradores;

• as tecnologias e ferramentas disponibilizadas;

• e outros.

 

À procura do workflow perfeito para cada departamento

A departamentalização é uma técnica de estruturação de organizações, na qual a organização (empresa) é dividida em departamentos.

Essa divisão é feita segundo critérios baseados nas funções desempenhadas pelos colaboradores – ou outro critério que traga melhores resultados para a empresa.

Como já abordamos no artigo A RPA como ferramenta de gestão estratégica de departamentos, a departamentalização só é eficiente se houver harmonia entre todos os departamentos.

Ou seja: cada departamento precisa atingir seus próprios objetivos e alcançar eficiência interna, mas também precisa ter boa comunicação e colaboração com os demais departamentos.

Afinal, os departamentos são peças dentro de uma estrutura maior. É essa estrutura que precisa funcionar. Pouco adianta cada departamento ter uma boa performance, mas os objetivos de negócio da empresa não serem alcançados.

 

Quer aprender mais sobre isso? 

Confira nosso artigo: A RPA como ferramenta de gestão estratégica de departamentos

 

Para operacionalizar todos esses objetivos, é importante ter um workflow geral da empresa, mas também workflows específicos em cada departamento.

Algumas abordagens úteis para a definição dos melhores fluxos de trabalho para um departamento empresarial são:

• ouvir as experiências e perspectivas dos próprios colaboradores, e absorver também o feedback de clientes e de colaboradores de outros departamentos, para entender os entraves do workflow e pontos que podem ser melhorados;

• contar com colaboradores altamente qualificados, para evitar a concentração de funções e sobrecarga de trabalho;

• estabelecer metas, mantendo expectativas realistas sobre o ritmo e estilo de trabalho do departamento, conforme seu tamanho e sua cultura;

• automatizar o máximo de processos que for possível.

 

Como a RPA ajuda na configuração de workflow em departamentos

Manter um workflow funcionando com eficiência não necessariamente requer o uso de tecnologia. Mas com certeza, quando ela é integrada a um workflow, transforma radicalmente os processos de um departamento ou empresa!

A automação de processos por meio de robôs (RPA – Robotic Process Automation) é capaz de aumentar a eficiência do workflow em departamentos, da seguinte forma:

• desburocratizando rotinas administrativas, por meio da delegação de tarefas repetitivas “ao robô”;

• redução do erro humano, e consequente prevenção de riscos, redução de gastos imprevistos, aumento de eficiência e melhora nos relacionamentos entre os colaboradores;

• aceleração do tempo de execução das tarefas;

• maior facilidade de mensurar o desempenho, colhendo dados sobre os processos finalizados;

Naturalmente, nem toda tarefa pode ser executada por um robô – e sequer deve! A RPA entra para aumentar a capacidade de performance de cada colaborador dentro de um departamento. Ela torna os processos mais ágeis e menos dependentes de esforços repetitivos e burocráticos – que nada mais são do que “desperdício” de recursos humanos.

Você já tinha pensado nisso?

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