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Otimizando a contabilidade do escritório com sistemas de automação

Otimizando a contabilidade do escritório com sistemas de automação

Você já ouviu falar em Robotic Accounting?

O setor de finanças do seu escritório, ou mesmo o seu relacionamento com o escritório de contabilidade terceirizado, podem ser totalmente revolucionados por ela.

De várias formas, isso já está acontecendo. Inclusive, a transição da contabilidade tradicional para os sistemas de automação sofreu uma aceleração durante a pandemia do novo coronavírus.

Neste artigo, vamos entender os princípios da automação da contabilidade e as vantagens do uso da RPA na gestão de finanças.

 

Gastar tempo contando dinheiro te faz perder dinheiro

Boa parte dos custos operacionais de um negócio está alocado em funções administrativas ou técnicas, como a contabilidade e as finanças.

Esses custos estão representados por:

  • salários dos funcionários;
  • investimento em softwares, materiais de escritório e estrutura em geral;
  • custos advindos de reparos de erros praticados pelos funcionários.

Não importa se é você mesmo quem faz a gestão financeira do escritório de advocacia, ou se tem um funcionário para fazer isto – em qualquer caso, alguém está perdendo tempo com uma série de atividades que poderiam ser automatizadas.

Automação é uma forma de:

  • enxugar equipes;
  • aproveitar melhor o capital humano da empresa;
  • aumentar os índices de produtividade e eficiência na realização de atividades administrativas;
  • reduzir erros.

 

Inserindo sistemas de automação na contabilidade e nas finanças

Uma visão mais ampla da gestão nos mostra que esses custos podem ser reduzidos na medida em que diminuímos ou alteramos as atribuições dos funcionários.

Obviamente, não estamos nos referindo a todas as atividades.

Mas aquelas que demandam esforços repetitivos, técnicos, preenchimento de formulários e campos com informações, poderiam muito bem ser realizadas por um robô. Especialmente se considerarmos que, atualmente, boa parte das finanças são geridas com planilhas e programas de computador, e que a contabilidade também depende de sistemas digitais (como o  Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, e o e-Social).

Assim, tiramos o foco das atividades burocráticas e damos à equipe tarefas de cunho intelectual, estratégico ou criativo.

Já existe, inclusive um termo específico para os robôs contadores: Robotic Accounting, ou “contabilidade robótica”.

Trata-se da automação robótica de processos (RPA) aplicada à contabilidade, na qual a automação e a inteligência artificial são combinadas para otimizar processos no contexto contábil, desde o processamento interno de informações até o envio de dados à Receita.

 

A Robotic Accounting é novidade?

A RPA, em geral, não é exatamente nova.

Nas áreas da contabilidade, auditoria, finanças, vendas e seguros, ela também já tem sido usada há alguns anos.

Temos artigos, estudos, papers e relatórios empresariais dos anos 2010 que mediram e previram o impacto da RPA nesses setores, como esses:

  • Death by Digital: Good-Bye to Finance as You Know It” (27 de outubro de 2015), artigo da revista CFO no qual foi publicado estudo da empresa Accenture. Foi previsto que tarefas transacionais seriam movidas para soluções integradas que fazem uso de robótica, automatizando ou eliminando até 40% do trabalho contábil até 2020, e que equipes que usam esse tipo de solução integrada tomariam cerca de 80% da fatia de mercado ocupada por serviços tradicionais de finanças;
  • A Holistic Approach to Insurance Automation” (02 de junho de 2016) – paper da empresa Accenture que analisou os benefícios da implementação da RPA nas operações de seguros. Em uma empresa do Reino Unido, foi constatada a liberação de 35% da capacidade em um departamento, devido ao uso de robôs;
  • Robotic Process Automation (RPA): A Primer for Internal Audit Professionals” (2017) – estudo da empresa PricewaterhouseCoopers que estimou impacto das RPA em empresas de auditoria. Foi estimado que 45% das atividades poderiam ser automatizadas, e que a automação traria uma economia de 2 trilhões de dólares em nível global.

Também é importante notar que em 2020, devido à pandemia da COVID-19, os robôs e sistemas de automação tiveram um destaque especial.

A necessidade de redução de custos, aliada à necessidade de distanciamento social, alavancou o desenvolvimento e vendas desses produtos, que permitem operações menos onerosas e sem necessidade de encontros físicos entre contadores e gestores.

 

Como fazer a automação da contabilidade do escritório

Na RPA customizada, é possível ensinar aos robôs a execução de basicamente qualquer trabalho técnico e que não envolva tomada de decisão baseada em critérios subjetivos.

Confira algumas atividades contábeis e financeiras que podem ser realizadas pela RPA:

  • entrada e inserção de dados em planilhas e sistemas;
  • geração de relatórios;
  • emissão de notas fiscais;
  • avisos de prazos e providências a serem tomadas;
  • integração de sistemas contábeis e programas de computador voltados para a gestão financeira;
  • entre outros.

A RPA também pode auxiliar na comunicação entre o escritório e o contador ou escritório terceirizado, facilitando o compartilhamento de informações, evitando a entrada manual de dados e tornando os processos mais rápidos e práticos.


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Oystr Robôs Inteligentes